従業員を採用する際の注意点とは？求人広告・面接などの各ルールについて弁護士が解説

１　従業員を採用する際は労働条件の明示が必要

労働基準法は、使用者が従業員と労働契約を締結する際は、労働条件を明示しなければならないと定めています。
労働条件は、「労働条件通知書」という書面で明示しなければならない事項と、定めている場合は明示しなければならないものの、口頭で伝達すれば足りる事項の２種類にわかれます。

（１）労働条件通知書に記載しなければならない労働条件

労働条件の中でも特に重要な条件については、「労働条件通知書」というに書面に記載して渡さなければなりません。
労働条件通知書に記載しなければならないのは以下の事項です。

(1) 労働契約の期間
(2) 就業の場所及び従業すべき業務
(3) 始業及び終業の時刻、残業の有無、休憩時間、休日、休暇など
(4) 退職手当、賞与等以外の賃金の決定、計算、支払いの方法など
(5) 退職に関する事項

（２）口頭による明示でも良い労働条件

定めている場合は必ず明示しなければならないものの、口頭で伝えれば足りるものは、以下のとおりです。

(1) 昇給に関する事項
(2) 退職手当に関する事項
(3) 賞与など
(4) 従業員に負担させる食費、作業用品の費用など
(5) 安全、衛生に関する事項
(9) 職業訓練に関する事項
(10) 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
(11) 表彰、制裁に関する事項
(12) 休職に関する事項

ここで特筆するべきは、昇給・賞与に関する事項です。これらは、労働条件通知書に記載するまでは必要ないものの、定めている場合は伝える必要がある事項にあたります。
実務上、昇給については、労働条件通知書の賃金に関する部分に「昇給あり」等を付記することが多いです。一方、賞与については、企業の業績や人事評価に応じて支給しないことがあります。したがって、口頭での伝達に留めるか、もしくは、労働条件通知書に記載する場合は「支給することがある」等、確約を避ける文言を使うことが多いです。

労働条件通知書作成していない場合

労働条件通知書を渡さない場合、３０万円以下の罰金が課されることがあります（労働基準法120条1項）。
罰金は、労働基準監督署による調査の後、課されることになります。
労働条件通知書を渡していないことをきっかけとして労働基準監督署から調査を受けるような事態に発展してしまうと、社会的信用の低下につながりかねません。

労働条件通知書は、他の取引と同様に、書面にしておくことで、使用者と労働者双方の立場を守ってくれるものでもあります。

当事務所では、労働条件通知書の作成や見直しに関するアドバイスも行っております。まずはご相談ください。

２　従業員を採用する際の求人広告に記載してはいけない事項がある

労働基準法では、国籍や社会的身分などを理由に従業員を差別してはいけないとされています。求人広告に応募する人たちはまだ従業員ではないので、労働基準法の「労働者」には当たりませんが、求人広告でも、労働基準法に従ったものでなければならないとされています。

したがって、「徒歩、自転車通勤の方のみ」といった本人の能力や仕事に関係のない条件で対象を限定付けることはできません。

（１）性別の限定

以前は、「セールスマン」や「看護婦」など、性別によって職業が限定されていました。しかし、現在は、男女雇用機会均等法により、性別を限定した募集は禁じられています。そのため、どちらかの性別限定で募集をすることは違法な求人広告となります。

＃１：男女雇用機会均等法違反だとされるケース

・採用の条件が違う
例）「男性は未婚のみ」
・選考のフローが違う
例）女性は面接が１回多い
・優先的に採用する旨の記載
例）「男性優先」、「女性歓迎」
・情報提供の方法が違う
例）特定の性別を対象として、先に採用情報を公開する

＃２：ポジティブアクションによる性別の限定

例外的に、ポジティブアクションによる性別の限定は可能です。
現在、女性の社会での活躍を国ぐるみで目指しています。男女雇用機会均等法も、女性が少ない職種について、女性に積極的に参加してもらうことを目的として「女性歓迎」という求人広告を出すことは認めています。

（２）年齢による制限

性別の限定と同様に、「３０歳以下限定」など、年齢制限をかけて求人広告を出すのは、原則として違法です。
例外的に、年齢制限をかけられる場合があり、具体的には以下のようなケースです。

① 未経験者若年者を雇用する場合：正社員限定で、長期勤続のキャリア形成が必要な場合
② 年齢層が偏っている場合：特定の職種において特定の年齢層が他の年齢層に比べて1/2以下の場合において、少ない年齢層に限定した正社員の募集（技術・ノウハウの継承の観点から30～49歳の間で、5～10歳幅で募集するとき）
③ 法令の制限がある場合：深夜業務や危険有害業務
④ 定年までの正社員募集の場合：定年以下の年齢で募集をする場合
⑤ 芸術・芸能分野の表現のために必要な場合
⑥ 高齢者の雇用促進または国の施策による場合：60歳以上の高年齢者または特定の年齢層の雇用を促進する国の施策（特定求職者雇用開発助成金）の対象者に限定して募集する場合

求人広告は、会社側のコンプライアンスに対する意識が浮き彫りになります。
掲載する媒体等によっては、不特定多数に対して公開されることもあるため、知らないうちに会社の信用を低下させることがないよう、求人広告作成の際は、事前に各種法規に関する正しい知識を有しておく必要があります。

弁護士法人みずきでは、人事担当者向けのセミナー等、各種コンプライアンス支援を行っています。まずはご相談ください。

３　従業員の採用調査（面接）では質問してはいけない事項がある

採用面接にあたって、最初に緊張感を解くための雑談から入ることはよく使われる方法です。また、短い時間で自社にフィットする人材なのか見極めるためになければならないため、応募者の人柄を知るため、性格に関する質問をすることもあります。
しかし、採用選考に関係のない、差別につながる個人情報の収集は、法律上、禁止されています（職業安定法5条の4、厚生労働省平成11年告示第141号）。また、男女差別につながる内容の質問もできません（男女雇用機会均等法）。
不適切な質問をするべきでない理由は、法律で禁止されているだけでなく、会社の社会的信用を守ることにもあります。

（１）不適切な質問

不適切な質問の典型は、大きく①本人に責任のない事項に関するもの、②思想信条など、本来自由であるべき事項に関するものに分けられます。これらの事項は業務の適性と必ずしも関係はなく、かえって応募者に対して不当な偏見を持つ結果につながるので、質問することができません。

①　本人に責任のない事項

・本籍、出生地
・家族(職業や続柄、健康、学歴、収入など)
・住宅環境、生活や家庭環境などに関すること

②　思想信条など、本来自由であるべき事項

・宗教
・支持政党
・人生観、生活信条、尊敬する人物
・思想
・労働組合の加入状況
・購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること

上述の情報は、面接官から積極的に質問しなくても、応募者側から開示されることがあります。
たとえば、家族の職業や健康などが志望動機に繋がったなどです。
厚労省の見解によると、意図せず聴取した場合は、面接官の方から応募者に対して、開示された情報がその後の選考に影響しない旨を伝えることが対応として望ましいとされています。

（２）健康情報

健康情報については、合理性・必要性がない場合は、就職差別にあたるため、提供を求めることが禁じられています。
合理性・必要性がある場合とは、特定の疾患があることによりその業務が行えない場合や、業務内容が本人の健康状態に影響を及ぼすことが想定される場合などを指します。
たとえば、ゴムの加工作業をする従業員であればゴムのアレルギーがないか確認しておく、高所作業の従業員であれば高血圧でないかを確認しておく、などがこれに該当します。

（３）精神疾患

精神疾患についても、健康情報と同様に、合理性・必要性がある場合は、質問することが許容されています。ただし、その場合は、就職差別につながることがないよう、ヒアリングの仕方に十分に注意しなければなりません。

＃１：適切なヒアリングの仕方

質問された応募者からみて、業務に関連する質問であるとわかる必要があります。
・現在、精神疾患がありますか。
・今後再発可能性のある精神疾患の既往歴はありますか。
・治療のために、どの程度の通院が必要ですか。
・業務上、難しい作業や、同僚との関係を良好にするために配慮してほしいことはありますか。

＃２：不適切なヒアリングの仕方

反対に、応募者からみて、何を意図しているかわからない質問の仕方は、就職差別にあたる可能性があるため、不適切です。
・（漠然と）精神科の受診暦はありますか
・睡眠導入剤を服用したことはありますか

（４）合理性・必要性のない病歴等に関する質問

ＨＩＶやＢ型・Ｃ型肝炎は、日常の業務に関係性がなく、他に感染することもないので、聞くことはできません。
裁判例でも、Ｂ型肝炎ウイルスの感染の有無に調査した事例で、健康診断を行ったこと自体に対して不法行為による損害賠償責任を認めています（国民金融公庫事件、東京地方裁判所平成15年6月20日。）

（５）犯罪歴

犯罪歴については、基本的には、業務に関係なく、差別につながるため、質問することはできません。
しかし、禁固以上の重大な前科は、履歴書の賞罰の欄に記載しなければならない事項にあたるため、わざわざ質問する必要もないといえます。

例外的に、業務に関係する場合は質問することができます。
たとえば、公務員や警備員といった職業は、法律上、一定以上の前科がある場合は就職できないと定められているため、業務に必要な範囲で質問することが許容されています。

（６）面接時に十分な情報収集ができなかったことにより問題が生じた場合

面接官が質問することをためらったり、応募者が虚偽の申告をしたりすることで、十分な情報収集ができず、入社後にトラブルが生じることがあります。
たとえば、業務に従事することができない程の重度な精神疾患があるにも関わらず、採用してしまうケースです。
会社としては、どのように対処すべきでしょうか。

＃１：重要事項に関する詐称の場合は懲戒解雇できるケースがある

重要事項に関する隠蔽や虚偽の申告が入社後に判明した場合、懲戒解雇することができるケースがあります。たとえば、経歴の詐称等がこれにあたります。

＃２：重要事項以外に関する詐称の場合は退職勧奨できるケースがある

重要事項以外に関する詐称等の場合、懲戒解雇はできません。
こういったケースで、強硬に懲戒解雇してしまうと後々問題となることがあります。このような従業員に対しては、お互いのためという姿勢を示しつつ、任意の退職を促す退職勧奨をしていくことになります。

＃３：面接官への研修・指導

このように、面接は、人材を見極めるだけでなく、就職差別にあたる質問をすることがないよう、また応募者にそのような印象を与えることがないように十分注意しなければなりません。
時折みられるのは、応募者をリラックスさせようとして話しているうちに業務と関係のない質問をしてしまうというケースです。
こういったトラブルを避けるためにも、どういう質問をしてはいけないのか、あらかじめ社内の研修やマニュアル等で具体的に示しておくことをお勧めします。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
本記事では、採用をお考えの方へ向けて、労働条件には書面や口頭で明示すべき事項が法律上定められていること、求人広告では記載してはならない事項があること、そして面接時に質問してはならない事項があることと質問してはならない事項だと思われないヒアリングの仕方についてご紹介しました。
弁護士法人みずきでは、社内マニュアルの整備等の各種コンプライアンス支援を行っています。
本記事を読んでご自身の会社は大丈夫かなと思われた方はまずはご相談ください。