従業員を採用する際の注意点は？求人広告・面接などのルールを弁護士が解説

１．従業員を採用する際に明示すべき労働条件

労働基準法15条1項は、使用者が従業員と労働契約を締結する際は、労働条件を明示しなければならないと定めています。

具体的には、以下の2種類に分かれます。

（１）労働条件通知書に記載しなければならない労働条件

労働条件の中でも特に重要な条件については、「労働条件通知書」というに書面に記載して渡さなければなりません。

労働条件通知書に記載しなければならないのは以下の事項です。

労働条件通知書を渡さない場合、30万円以下の罰金が課されることがあります（労働基準法120条1項）。

罰金は、労働基準監督署による調査の後、課されることになります。

労働条件通知書を渡していないことをきっかけとして労働基準監督署から調査を受けるような事態に発展してしまうと、社会的信用の低下につながりかねません。

労働条件通知書は、他の取引と同様に、書面にしておくことで、使用者と労働者双方の立場を守ってくれるものでもあります。

当事務所では、労働条件通知書の作成や見直しに関するアドバイスも行っておりますので、まずはご相談ください。

（２）口頭による明示でもよい労働条件

定めている場合は必ず明示しなければならないものの、口頭で伝えれば足りるものは、以下のとおりです。

ここで特筆するべきは、昇給・賞与に関する事項です。

これらは、労働条件通知書に記載するまでは必要ないものの、定めている場合は伝える必要がある事項にあたります。

実務上、昇給については、労働条件通知書の賃金に関する部分に「昇給あり」等を付記することが多いです。

一方、賞与については、企業の業績や人事評価に応じて支給しないことがあります。

したがって、口頭での伝達に留めるか、もしくは、労働条件通知書に記載する場合は「支給することがある」等、確約を避ける文言を使うことが多いです。

２．求人広告に記載してはいけない事項

労働基準法3条では、国籍や社会的身分などを理由に従業員を差別してはいけないとされています。

求人広告に応募する人たちはまだ従業員ではないので、労働基準法の「労働者」には当たりませんが、求人広告でも労働基準法に従ったものでなければならないとされています。

したがって、「徒歩、自転車通勤の方のみ」といった本人の能力や仕事に関係のない条件で対象を限定付けることはできません。

（１）性別の限定

以前は、「セールスマン」や「看護婦」など、性別によって職業が限定されていました。

しかし、現在は、男女雇用機会均等法により、性別を限定した募集は禁じられています。

そのため、どちらかの性別限定で募集をすることは違法な求人広告となります。

具体的には、以下のようなものは男女雇用機会均等法違反だとされるでしょう。

もっとも、例外的に、ポジティブアクションによる性別の限定は可能です。

現在、女性の社会での活躍を国ぐるみで目指しています。

男女雇用機会均等法も、女性が少ない職種について、女性に積極的に参加してもらうことを目的として「女性歓迎」という求人広告を出すことは認めています。

（２）年齢による制限

性別の限定と同様に、「30歳以下限定」など、年齢制限をかけて求人広告を出すのは、原則として違法です。

例外的に、年齢制限をかけられる場合があり、具体的には以下のようなケースです。

求人広告は、会社側のコンプライアンスに対する意識が浮き彫りになります。

掲載する媒体等によっては、不特定多数に対して公開されることもあるため、知らないうちに会社の信用を低下させることがないよう、求人広告作成の際は、事前に各種法規に関する正しい知識を有しておく必要があります。

弁護士法人みずきでは、人事担当者向けのセミナー等、各種コンプライアンス支援を行っていますので、まずはご相談ください。

３．採用調査（面接）で質問してはいけない事項

採用面接にあたって、最初に緊張感を解くための雑談から入ることはよく使われる方法です。

また、短い時間で自社にフィットする人材なのか見極めるためになければならないため、応募者の人柄を知るため、性格に関する質問をすることもあります。

しかし、採用選考に関係のない、差別につながる個人情報の収集は、法律上、禁止されています（職業安定法5条の4、厚生労働省平成11年告示第141号）。

また、男女差別につながる内容の質問もできません（男女雇用機会均等法）。

具体的には、以下のような事項については十分な注意を払うようにしましょう。

不適切な質問をするべきでない理由は、法律で禁止されているだけでなく、会社の社会的信用を守ることにもあります。

（１）不適切な質問

不適切な質問の典型は、大きくは以下の2つに分けられます。

これらの事項は業務の適性と必ずしも関係はなく、かえって応募者に対して不当な偏見を持つ結果につながるので、質問することができません。

なお、上述の情報は、面接官から積極的に質問しなくても、応募者側から開示されることがあります。

たとえば、家族の職業や健康などが志望動機に繋がったなどです。

厚労省の見解によると、意図せず聴取した場合は、面接官の方から応募者に対して、開示された情報がその後の選考に影響しない旨を伝えることが対応として望ましいとされています。

（２）健康情報

健康情報については、合理性・必要性がない場合は、就職差別にあたるため、提供を求めることが禁じられています。

合理性・必要性がある場合とは、特定の疾患があることによりその業務が行えない場合や、業務内容が本人の健康状態に影響を及ぼすことが想定される場合などを指します。

たとえば、ゴムの加工作業をする従業員であればゴムのアレルギーがないか確認しておく、高所作業の従業員であれば高血圧でないかを確認しておく、などがこれに該当します。

（３）精神疾患

精神疾患についても、健康情報と同様に、合理性・必要性がある場合は、質問することが許容されています。

ただし、その場合は、就職差別につながることがないよう、ヒアリングの仕方に十分に注意しなければなりません。

質問された応募者からみて、業務に関連する質問であるとわかる必要があります。

反対に、応募者からみて、何を意図しているかわからない質問の仕方は、就職差別にあたる可能性があるため、不適切です。

具体的には、以下のようなものが挙げられます。

（４）合理性・必要性のない病歴等に関する質問

HIVやB型・C型肝炎は、日常の業務に関係性がなく、他に感染することもないので、聞くことはできません。

裁判例でも、B型肝炎ウイルスの感染の有無に調査した事例で、健康診断を行ったこと自体に対して不法行為による損害賠償責任を認めています（国民金融公庫事件、東京地判平成15年6月20日）。

（５）犯罪歴

犯罪歴については、基本的には、業務に関係なく、差別につながるため、質問することはできません。

しかし、禁固以上の重大な前科は、履歴書の賞罰の欄に記載しなければならない事項にあたるため、わざわざ質問する必要もないといえます。

例外的に、業務に関係する場合は質問することができます。

たとえば、公務員や警備員といった職業は、法律上、一定以上の前科がある場合は就職できないと定められているため、業務に必要な範囲で質問することが許容されています。

４．面接時に十分な情報収集ができずに問題が生じた場合の対処法

面接官が質問することをためらったり、応募者が虚偽の申告をしたりすることで、十分な情報収集ができず、入社後にトラブルが生じることがあります。

たとえば、業務に従事することができない程の重度な精神疾患があるにも関わらず、採用してしまうケースです。

会社としては、以下のような対応が考えられます。

（１）懲戒解雇

重要事項に関する隠蔽や虚偽の申告が入社後に判明した場合、懲戒解雇することができるケースがあります。

たとえば、経歴の詐称等がこれにあたります。

（２）退職勧奨

重要事項以外に関する詐称等の場合、懲戒解雇はできません。

こういったケースで、強硬に懲戒解雇してしまうと後々問題となることがあります。

このような従業員に対しては、お互いのためという姿勢を示しつつ、任意の退職を促す退職勧奨をしていくことになります。

（３）面接官への研修・指導

このように、面接は、人材を見極めるだけでなく、就職差別にあたる質問をすることがないよう、また応募者にそのような印象を与えることがないように十分注意しなければなりません。

時折みられるのは、応募者をリラックスさせようとして話しているうちに業務と関係のない質問をしてしまうというケースです。

こういったトラブルを避けるためにも、どういう質問をしてはいけないのか、あらかじめ社内の研修やマニュアル等で具体的に示しておくことをおすすめします。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

本記事では、採用をお考えの方へ向けて、労働条件には書面や口頭で明示すべき事項が法律上定められていること、求人広告では記載してはならない事項があること、そして面接時に質問してはならない事項があることと質問してはならない事項だと思われないヒアリングの仕方についてご紹介しました。

弁護士法人みずきでは、社内マニュアルの整備等の各種コンプライアンス支援を行っています。

本記事を読んでご自身の会社は大丈夫かなと思われた方はまずはご相談ください。